Aufgrund von Kunden mit einer schlechten Zahlungsmoral können Unternehmen in Liquiditätsengpässe geraten. Für ein effektives Forderungsmanagement sind mehrere Dinge zu beachten.
(Dresden, 20. Januar 2016) Sozialabgaben, Mieten, Löhne der Mitarbeiter und andere betriebsinterne Ausgaben – alles Zahlungsverpflichtungen, die ein Geschäftsführer hat, wenn er den Fortbestand des Unternehmens gewährleisten will. Bedingt ist das Begleichen der Rechnungen aus Lieferungen und Leistungen, die einem Kunden gegenüber erbracht wurden. Bei Kunden mit einer schlechten Zahlungsmoral kann es brenzlig werden, egal ob mutwillig oder unverschuldet: Das Unternehmen wird finanziell geschädigt und kann dadurch in Liquiditätsengpässe geraten. Daher ist ein effizientes Forderungsmanagement dringend notwendig.
Geld eintreiben – Aber richtig!
Dafür muss nach jedem abgeschlossenen Auftrag dem Kunden eine prüffähige Rechnung mit dem genauen Zahlungstermin und den Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes geschrieben werden. Der Zahlungstermin wird auf maximal 60 Tage ab Vertragsschluss festgesetzt. Kunden, die ihre Rechnung nicht innerhalb des angegebenen Zeitraums begleichen, führen in ihrer Begründung oftmals formale Fehler oder Mängel der Rechnung auf. Deswegen sollte bei der Rechnungsstellung auf exakt formulierte Texte wert gelegt werden. Zum Überprüfen von Finanzstatus und Zahlungseingängen eignen sich Buchführungsprogramme oder Excel-Listen, in denen alle Forderungen aufgeführt werden.
Bei Kunden, die zuvor regelmäßig ihre Rechnungen beglichen haben und plötzlich nicht zahlen, lohnt sich eine Erinnerung an den Zahlungsverzug. Im Falle finanzieller Schwierigkeiten können auch schriftliche Ratenzahlungen vereinbart werden, bei denen die Kunden die Gesamtforderung anerkennen.
Effektives Mahnwesen
Das Forderungsmanagement beinhaltet ein effektives Mahnwesen. Grundvoraussetzung ist die eindeutige Festlegung von Zahlungszeitpunkten und die rechtzeitige Mahnung bei Zahlungsverzug. Kommt der Kunde der Zahlungsaufforderung auch nach einer Erinnerung nicht nach, sollte eine deutlich gekennzeichnete erste Mahnung zugestellt werden. Mit dieser werden eine neue Zahlungsfrist und entstandene Verzugszinsen festgelegt.
Da sich die Verzugszinsen am Basiszins orientieren und sich deswegen zweimal im Jahr ändern, sollten diese regelmäßig auf der Seite der deutschen Bundesbank online eingesehen werden. Derzeit betragen diese laut § 288 Abs. 1 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Privatleute und neun Punkte über dem Basiszinssatz zwischen Geschäftsleuten. Vermieter können seit dem 1. Januar 2015 (seit dem 01. Juli 2015 -0,83 %) Verzugszinsen in Höhe von 4,17 % von Privatmietern und 8,17 % von Geschäftsmietern berechnen. Im extremsten Fall kann sich der Mahnprozess bis zur dritten Mahnung fortführen, wobei rechtlich gesehen nur eine Mahnung erforderlich ist.
Wenn das Mahnen nicht hilft: der Weg zum Gericht
„Sollte der Schuldner auch nach drei Mahnungen seine Rechnungen nicht begleichen, ist das Stellen eines gerichtlichen Mahnbescheids ratsam“, so Friedrich Cramer, Inhaber von Cramer Rechtsanwälte im Beratungsverbund ABG-Partner. Liegt kein Widerspruch von Seiten des Schuldners vor und kommt er dieser Zahlungsaufforderung nicht nach, führt der letzte Weg über den Vollstreckungsbescheid. Dieser wird vom Gericht erteilt und berechtigt zur Pfändung von Geld, geldwerten Sachen, Bankkonten, Gehalt oder Mieteinnahmen. Cramer: „Bei diesem Schritt ist es allerdings sinnvoll, einen Rechtsanwalt oder Inkassodienstleister zu beauftragen. Somit ist sichergestellt, dass offene Rechnungen beglichen und dem Unternehmen frische Einnahmen gewährleistet werden.“
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